, , , , , , , ,
يونيو 13, 2021

9 قواعد أساسية لزيادة إنتاجيتك في العمل

 

 

يحدث تطوير العادات تدريجيًا، وطالما أنك تستمر في مواكبتها، فستبدأ قريبًا في ملاحظة التغييرات التي كنت تقوم بها وستستمتع في النهاية بثمار عملك.

أسرة التحرير

تمر علينا جميعاً أياماً عصيبة يبدو فيها إكمال المهام الموكلة لنا بعيد المنال، ومع إغراء وسائل التواصل الاجتماعي والإنترنت بشكل عام – ناهيك عن الصخب المستمر للأشخاص في المكتب – من السهل الوقوع فريسة للاضطرابات والمشتّتات في العمل.

إذاً، ماذا يمكننا أن نفعل بشأن هذا التشتيت؟ كيف تكون منتجاً في العمل؟

على الرغم من أننا لا نمتلك نظامًا مضمونًا 100% يمكنه القضاء على الاضطرابات وعمليات التشتيت، إلا أنّ لدينا 9 قواعد أساسية يمكن تطبيقها للمساعدة في زيادة مستويات الإنتاجية لدى كلّ فرد.

ماذا يعني أن تكون منتجًا؟

يُعد سؤال “كيف تكون منتجًا في العمل؟” هو السؤال القديم الذي يعاني منه الموظفون وأصحاب العمل على حد سواء في جميع أنحاء العالم، بغض النظر عن مكان عملك وما تفعله، يبحث الجميع دائمًا عن طرق جديدة ليكونوا أكثر كفاءة وفعالية.

لكن ما الذي يستلزمه كونك منتجًا بالفعل؟

لا يعني إكمال المزيد من المهام في قائمتك أو العمل لساعات أطول بالضرورة أنك أكثر إنتاجية، هذا يعني فقط أنك مشغول أكثر، ويجب عدم الخلط بين الإنتاجية والانشغال.

تعني الإنتاجية تحقيق نتائج فعّالة في أقصر فترة زمنية ممكنة، مما يتيح لك المزيد من الوقت للاستمتاع بحرية.

إنها تنطوي على العمل بذكاء وليس بجهد أكبر، إنه يعني تحسين العمليات، وتسريع سير العمل، وتقليل فرص الانقطاعات.

يتم تحقيق الإنتاجية بشكل أفضل عند النظر إلى طريقتك الحالية في العمل، وتحديد العيوب والعقبات، ثم إيجاد طرق للتحسين.

9 قواعد أساسية تساعدك لأن تكون منتجًا في العمل

1- تجنب تعدّد المهام

يمكن أن يعطي تعدّد المهام الانطباع بأنه يمكن إنجاز المزيد من المهام أثناء قيامك بأشياء متعددة في وقت واحد، لكن لسوء الحظ، العكس هو الصحيح.

أظهرت الأبحاث أنّ محاولة القيام بالعديد من الأشياء في نفس الوقت تؤثر سلبًا على الإنتاجية وأنّ الانتقال بين المهام يمكن أن يكلف ما يصل إلى 40% من وقت الشخص، هذا بسبب إعاقة تركيزك باستمرار بسبب الاضطرار إلى التبديل بين المهام.

إذا كان لديك الكثير من المهام في قائمتك، فحدّد أولوياتك وخصص وقتًا كافيًا لكلّ مهمة، بهذه الطريقة يمكنك العمل على ما هو عاجل أولاً، ثمّ سيكون لديك وقت كافٍ لإكمال بقية مهامك.

2- إيقاف تشغيل الإشعارات

يؤكد أكثر من 50% من مالكي الهواتف الذكية قيامهم بفحص هواتفهم بضع مرات في الساعة.

يُعد إيقاف تشغيل هاتفك – أو على الأقل إشعاراتك – أثناء ساعات العمل طريقة جيدة لمنعك من فحص هاتفك طوال الوقت.

الأمر نفسه ينطبق على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، إذا كان يمكنك الوصول إلى وسائل التواصل الاجتماعي بسهولة أثناء العمل، فقم بإيقاف تشغيل الإشعارات الموجودة هناك.

نصيحة جيدة أُسديها لك وهي تسجيل الخروج من حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك، وعندما تشعر بالحاجة إلى التحقّق منها، فلن تفعل ذلك لأنّ صفحتك لا يسهل الوصول إليها.

3- إدارة الانقطاعات

هناك بعض المشتّتات في مكان العمل لا يمكن تجنّبها مثل أن يطلب مديرك اجتماعًا سريعًا أو يطلب زميلك المساعدة، من أجل التعامل مع هذه الحالات فإنّ أفضل نهج لك هو معرفة كيفية التعامل مع الانقطاعات مثل المحترفين .

كن استباقيًا وأخبر الأشخاص من حولك بحاجتك إلى التركيز، قم بتشغيل حالتك على أنها “مشغول / غير متوفر” في تطبيق الدردشة الخاص بالعمل.

إذا كنت على موعد لتسليم عمل، فأخبر زملائك أنك بحاجة إلى التركيز وستُقدّر حقًا عدم مقاطعتك في الوقت الحالي، أو حتى العمل من المنزل إذا كان هذا خيارًا ممكنًا بالنسبة لك.

من خلال التوقعات ووضع خطة لإدارتها، سيؤدي ذلك إلى تقليل فرص تأثّرك بالمقاطعات.

4- كُلْ الضفدع

قال مارك توين ذات مرة ما يلي :

“إذا كانت وظيفتك هي أكل ضفدع، فمن الأفضل أن تفعل ذلك أول شيء في الصباح، وإذا كانت وظيفتك أن تأكل ضفدعتين، فمن الأفضل أن تأكل الأكبر أولاً”.

ما يعنيه هذا بشكل أساسي هو أنه يجب عليك إنجاز المهمة الأكبر والأكثر إلحاحًا أولاً.

لدينا جميعًا تلك المهمة الكبيرة والمهمة التي لا نريد القيام بها ولكننا نعلم أنه يتعين علينا القيام بها لأنها تحمل أكبر عواقب إذا لم نُكملها.

إنّ أكل الضفدع هو أسلوب إنتاجي يُشجّعك على القيام بالمهام الأكثر أهمية وغير المرغوب فيها أولاً، سيمنحك إكمال هذه المهمة المحددة قبل أيّ شيء آخر إحساسًا كبيرًا بالإنجاز، سوف يضبط يومك لتتدحرج ويُحفزك على إكمال مهامك الأخرى بفارغ الصبر.

5- قلّل من الاجتماعات

يمكن أن تستغرق الاجتماعات الكثير من الوقت، وهو الوقت الذي يمكن استخدامه للقيام بشيء مفيد.

الطريقة البديلة؟ لا تقم بترتيب لقاء على الإطلاق، ستندهش من عدد الأشياء التي يمكن حلّها من خلال رسالة بريد إلكتروني أو مكالمة هاتفية سريعة.

لكن هذا لا يعني أنه يجب عليك إلغاء الاجتماعات تمامًا، هناك ظروف يتحتّم فيها النقاش والتفاوض وجهاً لوجه، فقط تأكد من موازنة خياراتك مسبقًا.

إذا كانت مجرد مشاركة للمعلومات، فمن الأفضل لك إرسال بريد إلكتروني؛ ولكن إذا كان العصف الذهني أو النقاش المُتعمّق مطلوبًا، فسيكون الاجتماع شخصيًا هو الأفضل.

إذا كنت مديرًا أو صاحب عمل، فتأكد من أنّ فريقك لديه الأدوات المناسبة.

6- استخدام الأدوات

يُعد امتلاك الأدوات المناسبة للعمل أمرًا بالغ الأهمية لأنها لا تقل جودة عن الموارد المتاحة لك، لن تكون قادرًا على إكمال المهام بأكبر قدر ممكن من الكفاءة فحسب، بل يمكنك أيضًا تبسيط العمليات، العمليات المحددة ضرورية للأعمال التجارية لأنها تدير المهام، وتُبقي الموظفين في حالة اتصال، وتحتفظ ببيانات مهمة.

إذا كنت مديرًا أو صاحب عمل، فتأكد من أنّ فريقك لديه الأدوات المناسبة.

وإذا كنت موظفًا وتعتقد أنّ الأدوات التي يتعين عليك العمل بها حاليًا ليست على قدم المساواة، فأخبر مديرك بذلك، يتفهم قائد الفريق الجيد أهمية امتلاك الأدوات المناسبة وكيف يمكن أن تؤثر على إنتاجية الموظف.

بعض الأمثلة على الأدوات التي يمكن استخدامها :  

الاتصالات

Slack  للدردشة الجماعية والتعاون.

Samepage  لبرنامج مؤتمرات الفيديو.

Zendesk  لمشاركة خدمة العملاء.

إدارة المهام

Zenkit  للمهام والتعاون في المشروع.

Wunderlist  لسرد مهامك .

Wekan  لخيار مفتوح المصدر.

إدارة قاعدة البيانات

Zoho Creator  للحصول على قاعدة بيانات مجانية على الإنترنت.

Ninox  لمجموعة متنوعة من القوالب.

QuintaDB  لمنشئ نماذج الويب وإدارة علاقات العملاء.

تتبع الوقت

Clockify  لتعقب مجاني.

TMetric  لتكامل مساحة العمل.

TimeCamp  لمراقبة الحضور والإنتاجية.

7- التنظيم

يمكن أن يحد وجود مساحة عمل غير منظمة وفوضوية من قدرتك على التركيز، يمكن للفوضى الجسدية أن تؤثر سلبًا على قدرتك على التركيز والحصول على المعلومات، وهذا هو سبب أهمية الحفاظ على بيئة العمل جيدة التنظيم وخالية من الفوضى.

تأكد من أنّ لديك نظام التنظيم الخاص بك حتى تعرف ما يجب القيام به عندما تبدأ الأعمال الورقية في التراكم.

سيضمن لك التنظيم أيضًا أن تعرف مكان العثور على القرطاسية أو الأدوات أو المستندات المناسبة عندما تحتاج إليها، كشفت دراسة أمريكية أنّ العامل العادي يمكن أن يُضيّع أسبوعًا واحدًا في السنة في البحث عن أشياء في غير محلها.

8- خذ فترات راحة

أخذ فترات راحة منتظمة أمر ضروري للحفاظ على الإنتاجية في العمل، يمكن أن يؤدي العمل أمام الكمبيوتر إلى نمط حياة خامل مما قد يُعرضك لخطر أكبر للإصابة بأمراض القلب والسكري والسمنة، يمكن أن يؤدي أخذ فترة راحة مدتها 30 دقيقة إلى زيادة مستويات الإنتاجية لديك بنسبة تصل إلى 30%.

بالإضافة إلى صحتك الجسدية، تعتبر فترات الراحة أيضًا ضرورية لصحتك العقلية والعاطفية، ذلك لأنّ دماغك يشبه العضلة، فكلما كان يعمل دون انقطاع، كان من الأسهل أن يتآكل.

التأكد من حصولك على فترات راحة فِعْلية يمكن أن يمنعك من المعاناة من إجهاد اتخاذ القرار، يمكن أن يساعد أيضًا في تعزيز الإبداع.

عدم شرب كمية كافية من الماء يمكن أن يؤدي إلى الجفاف وكذلك الصُداع والتعب وزيادة الوزن.

9- شرب الماء

على الرغم من أننا نعلم أنه يجب علينا ذلك، فمن السهل أن ننسى شرب كمية كافية من الماء خلال يوم العمل.

يلجأ الكثير منّا إلى الشاي أو القهوة للحصول على جرعة الكافيين لإبقائنا مُتيقظين، ومع ذلك، مثل أخذ فترات راحة، فإنّ مياه الشرب ضرورية للحفاظ على مستويات الإنتاجية في العمل، إنها بسيطة وفعّالة.

عدم شرب كمية كافية من الماء يمكن أن يؤدي إلى الجفاف وكذلك الصُداع والتعب وزيادة الوزن.

نصيحة جيدة لتجنّب الجفاف هي الاحتفاظ بزجاجة ماء على مكتبك لأنها يمكن أن تكون بمثابة تذكير بشرب الماء باستمرار.

إذا وجدت طعم الماء خفيفًا بعض الشيء، أضف بعض الفاكهة مثل الخيار أو الليمون لإعطائها مذاقًا أفضل.

في النهاية، تُعد القواعد الأساسية التسعة السابقة حول إنتاجية العمل ليست هي كل شيء، بل قد يكون لديك أنت والشركة التي تعمل بها نصائح أخرى حول أفضل طريقة لزيادة الإنتاجية والحفاظ عليها.

بعد كلّ شيء، هذا شيء يمكن إدراكه بشكل مختلف اعتمادًا على الوظيفة وبيئة العمل بالضبط.

ومع ذلك، فإنّ القواعد الأساسية التسعة تعمل كأساس جيد لأيّ شخص يجد نفسه خاضعًا للتشتيت والإلهاء، ويبحث عن طرق للتغلب عليها.

نصيحة جيدة يجب أن تضعها في الاعتبار وهي أنّ التغيير لا يحدث بين عشية وضحاها، ابدأ صغيرًا وكن مثابراً، إذا سقطت، انهض وانفض الغبار عن نفسك وحاول مرة أخرى.

يحدث تطوير العادات تدريجيًا، وطالما أنك تستمر في مواكبتها، فستبدأ قريبًا في ملاحظة التغييرات التي كنت تقوم بها وستستمتع في النهاية بثمار عملك.

مجلة إدارتي
نكتب ونشجع الآخرين على الكتابة، صفحات موقعنا ترحب بكل كاتب جريء، يتقدم خطوة للأمام ويكتب. الكتابة بحدّ ذاتها فعل قوي، لأنه يمكن للكلمات أن تُحدث التغيير، تغيير النفس والعالم أجمع، ولهذا يجب أن نكتب. edaratymag@gmail.com

اقرأ ايضأ

12 عادة يمكن أن تساعدك على أن تصبح أكثر ذكاءً وحكمة في أقل من 10 دقائق في اليوم
مقالات | يوليو 14, 2021

12 عادة يمكن أن تساعدك على أن تصبح...

        "كلّ نمو يعتمد على النشاط، لا يوجد تنمية جسدية أو فكرية بدون جهد، والجهد يعني العمل" إذا كنت تريد نجاحًا طويل...
10أشياء يمكنك القيام بها على الفور لتحسين جودة حياتك
مقالات | يوليو 12, 2021

10أشياء يمكنك القيام بها على الفور لتحسين جودة...

      حدّد رحلة التطوير الشخصي الخاصة بك، ما الأشياء التي يجب أن تفعلها وتضعها ضمن برنامجك اليومي، وما الذي يجب أن تفعله للتخلص...
كيف تستمر في العمل عندما لا تشعر بالرغبة بذلك
مقالات | يوليو 06, 2021

كيف تستمر في العمل عندما لا تشعر بالرغبة...

      تتمثّل إحدى القواعد في عدم مشاهدة زملاء العمل الطموحين والفاعلين والناجحين بشكل سلبي؛ هناك الكثير من المخاطرة في أن تكون محبطاً، بدلاً من ذلك،...

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

 

 

You have successfully subscribed to the newsletter

There was an error while trying to send your request. Please try again.

مجلة إدارتي will use the information you provide on this form to be in touch with you and to provide updates and marketing.