ابدأ بالأهم ولو كان صعباً

براين تراسي
تلخيص : الكاتبة شذى القطب

يقال إن قمت في بداية يومك بأكل ضفدعة حية، فإنك ستكون راضياً طوال اليوم، لأنك ستكون فعلت أسوأ شيء في ذلك اليوم. ويقال إن كان عليك أكل ضفدعتين فابدأ بالأبشع والأكبر، وإن كان لديك مهمتين فابدأ بالأصعب أولاً، تعامل معه بتحدي وقاوم إغراء البدء بالمهمة الأسهل وابدأ بالمهمة الأصعب.

21 خطوة لإدارة الوقت إذا طبقت هذه الطرق ستزيد من إنجازاتك 3 ساعات. الناجحون يفعلون الأشياء بطرق مختلفة عن الفاشلون.

• كن صاحب هدف

الوضوح قبل تحديد الأهداف، ومعرفة كل مرحلة من مراحل حياتك وما عليك فعله.

علمتني الحياة من عاش لهدف كبير فإنه يعيش كبيراً ويموت كبيراً ويبقي في ذاكرة الناس كبيراً، ومن عاش بغير هدف أو لهدف حقير فإنه يعيش صغيراً ويموت صغيراً. والإنسان في سبيل تحقيق هدفه لا بد أن يُضحي ويتعب، فكلما كان الهدف أكبر كلما كانت التضحيات أكبر.

• ضع خطة

فكر على ورق، 3 % ممن لديهم أهداف واضحة مكتوبة يُنجزوا أفضل من غيرهم. نجاح عملك يعتمد على قدرتك على تحديد وتحقيق أهدافك، فالوضوح الذي تمنحه لأهدافك حول ما ترغب في تحقيقه يمكن أن يُحدث الفرق بين النجاح والفشل.

كل دقيقة تُمضيها بالتخطيط توفر عليك 10 دقائق بالتنفيذ. أرسم خطتك ورتبها بدقة، راجعها عدلها. أنت بحاجة للصبر، فالثمار لا تنضج بين ليلة وضحاها.

• قم بتحليل المهام

لجدولة أعمالك قم بتخصيص وقت معين بداية كل أسبوع أو شهر مثلا. فهناك الكثير من الأدوات التي تساعدنا على جدولة مهامنا وأسهل هذه الطرق هي الورقة والقلم. ومن الممكن استخدام التطبيقات الموجودة على هاتفك أو جهازك المحمول.

وهذا الأمر سيُحسّن من إنتاجيتك 25%.

• ضع أولويات

ترتيب أولوياتك تجعل منك شخص متميز، تضمن لك النجاح والارتقاء، وتبعد عنك استنزاف وقتك وجهدك، وبالتالي تجعل حياتك أكثر هدوء واستقرار، وتُبعدك عن الضغوط والمسئوليات التي أصبحت هذه الأيام صفة لدى أغلبية الأشخاص. يلزم وضع توقيت للمهام حتى يتم انجازها.

• ركز

التركيز على أداء شيء واحد فقط والتوقف عن أداء أكثر من مهمة في نفس الوقت. حاول إنجاز أهم أعمالك في أول ساعة ونصف من وقت عملك. الفكرة في أن تبدأ، وتقوم بوضع نظام يجعلك تستمر فيما بدأته. تركيز أكبر، قوة إرادة وعزيمة أقوى، وكم هائل من الطاقة تكمن في ساعات الصباح الباكر سيمنحك مستوى عالي، فاستغلها بأفضل الأعمال.

• التوقيت الحاسم والعواقب المنتقية

استعد قبل البدء، اجمع أدوات العمل وضعها في متناول يدك. حدد موعد نهائي لإنجاز كل مهمة وحاول أن تنهي العمل قبل الموعد، ولا تنسى مكافأة نفسك على ذلك.

• تسجيل الوقت

هل تعلم أن 70-80% من الأشخاص لا يعلمون كيف يقضون أوقاتهم؟

الأشخاص الناجحين يعلمون أين وكيف يقضون معظم أوقاتهم. قم بتسجيل كيف تقضي يومك، لتجنب السهو عن أيّ عمل أو اجتماع ذو أهمية.

• لا للتسويف

هناك تسويف إيجابي وتسويف سلبي، الإيجابي القيام بتأجيل المهام والأنشطة قليلة الأهمية، أما التسويف السلبي فهو تأجيل المهام الأكثر أهمية.

• التفويض

كيف تنجز عمل 5 ساعات من خلال ساعة واحدة فقط؟

إذا قمت بتخصيص بعض من المهام الصغيرة، السهلة، والتي من الممكن أن ينوب عنك بها أحد، فإنك ستكسب الكثير من الوقت. تعلم كيف توزع المهام البسيطة على الأشخاص من حولك، وأن لا تعمل كل شيء بنفسك.

• المقابلات والاجتماعات

إننا نقضي ما يقارب 75% من أوقاتنا خارج المنزل، أي ثلث حياتنا نقضيها في أعمال خارج البيت. وإننا نقضي من 3-5 سنوات من حياتنا بالإجتماعات، و50-70% من أوقات الاجتماعات والمقابلات يُهدر. فعند قيامك باجتماع لا تنتظر كل شخص متأخر حتى تبدأ، ولا تهدر وقت الإجتماع قلّل من وقت المقابلات دون أن تخسر مضمون الموضوع.

• المقاطعات والإزعاجات

الأشخاص الناجحون لا يمنحون الكثير من الاهتمام لبيئتهم. عادة ما يقوم الأشخاص بتفقد هواتفهم مع كل رنة هاتف، مسج، أو حتى رنة التطبيقات. وهذا يعتبر مصدر تشتت وإلهاء عالي. هناك دراسة تقول نحن نقضي 2.1 ساعة يوميا في الإلهاء. ونحن بحاجة الى 21 دقيقة لإعادة التركيز بالعمل بعد عملية الالهاء. الزوار يحضرون بلا موعد وغالباً ما يضيعون وقتهم ووقت غيرهم.

لا تكن عبداً للهاتف.

• مناطق النتائج الرئيسية

لماذا نستحق أن نحصل على مبلغ معين من المال؟ ما هو الإنجاز المطلوب منك لتحصل على ترقية بالعمل أو لتجنى مالاً أكثر؟

90% من الأشخاص لا يعلمون ما الشيء المتوقع منهم. لذا لا تركز على المهام فحسب بل ركز على النتائج المتوقعة.

تعرف على الأهداف الأساسية للعمل، أكتبها ليسهل عليك إنجازها، حدد مفتاح لمهارة واحدة وافعلها بشكل جديد مختلف. اجعل هذا التحليل نمط لك ولا تتهاون فيه.

• جمع المهام

أعمال متشابهة في كثير من الأمور يتم تجميعها معاً والقيام بها بنفس الوقت، وذلك لتوفير الوقت. فمثلاً تخصيص وقت للقيام بالمكالمات الهاتفية وحصرها في ساعة واحدة في اليوم، أو حتى قراءة إيميلك الشخصي. وهذا يؤدي إلى زيادة كفاءتك ورفع مستوى إنتاجيتك.

• الترتيب

أثبتت الدراسات أن بيئة المكتب المنظمة تزيد من إنتاجية العمل بنسبة 20-40%. وأن 98% من كبار التنفيذيين أقرّوا أنهم لا يقومون بترقية أيّ شخص فوضوي أو يعطوه مسؤولية كبيرة.

لا تبالغ في وضع الكثير من الأغراض الشخصية على سطح المكتب. كلما زادت الأغراض الشخصية، زادت الأشياء التي تسبب تشتيت العقل، لذلك ينصح بوضع 3 أغراض شخصية.

تعلم طريقة TRAF لترتيب المكتب.

• كتل من الوقت

لن تستطيع أن تنجز مهمة لمدة ساعتين متواصلتين من دون أي مقاطعات. قسّم الوقت إلى كتل صغيرة لتسهّل عليك القيام بالمهام الموكلة إليك، تحسباً لأيّ مقاطعات أو ملهيات، والأهم للمحافظة على نفس مستوى التركيز العالي. من المستحيل أن تقوم بعمل إبداعي وإداري بنفس الوقت، فعليك أن تعطي المهام الإبداعية وقتاً أطول.

• الأوقات الانتقالية

ونعني بها الأوقات الضائعة خلال تنقلك من منزلك إلى عملك أو حتى عند ذهابك إلى أيّ مكان. فاستغل هذا الوقت في كسب مهارة جديدة أو تعلم عمل شيء ما، من خلال استماعك الى فيديوهات مثلاً. أو أثناء احتسائك فنجان القهوة الصباحي قم بتصفح مجلة أو قراءة مقال عن موضوع يهمك.

طوّر من ذاتك وقدراتك بأقل ثمن، ولا بد من استغلال أيّ فرصة لزيادة حصيلتك العلمية وتنمية مهاراتك. اقضِ ساعة يومياً واستثمر في ذاتك وإلا فأنت تتراجع للخلف. إن أردت أن تجني الكثير عليك أن تتعلم المزيد.

• الهاتف

كثير من الأشخاص لا يدركون وظيفة الهاتف الأساسية، فيقومون باستخدامه كأداة للتسلية. من إحدى أدوات العمل هو الهاتف إذا تعاملنا معه على هذا الأساس. عند قيامك بمهاتفة شخص تحدث بالموضوع مباشرة دون الحاجة إلى مقدمات، حتى لا تضيّع من وقتك ووقت الطرف الآخر.

• الدقة في ضبط المواعيد

لماذا لا يلتزم الناس في مواعيدهم؟

لأنهم لا يعرفون أهمية الوقت. ولا يدركون أن التأخير يهين الشخص الآخر.

يعدّ احترام المواعيد من أهم علامات احترام وتقدير الأشخاص، والانضباط بالمواعيد يعطي عنك انطباع جيد للآخرين. كوّن سمعة عنك، أنك تحترم مواعيدك.

• تبسيط العمل

ابدأ بالأصعب والأكثر أهمية وبسّط المهام على مراحل وقم بتحسينها، إن ذلك سينعكس على مهارة العاملين وأدائهم. تقسيم العمل يختصر الوقت والجهد ويقلل من الإهدار المادي والزمني.

• الكلمة السحرية

تعلم قول كلمة “لا” .. كلمة “لا” ستوفر عليك ساعات وأسابيع من العمل، حيث تساهم بتحقيق أهدافك عن طريق إلغاء أيّ من الأعمال التي لا تعود بالنفع عليك وتضيّع من وقتك. التأجيل هو الشكل الأقل قبحاً من الرفض.

• التوازن

إدارة الوقت لا نعني بها وقت العمل فقط، وإنما وقتك بشكل عام في العمل والمنزل وحتى أوقات الراحة. سيرتفع مستوى الضغط العصبي لديك إن لم تكن حياتك المهنية والشخصية في توازن.

ولا تنسى تخصيص وقت مناسب لكل جانب من جوانب حياتك لأن النجاح يتحقق عندما تستطيع التوازن بينهما.